纸质档案数字化工作管理暂行规定

发布时间:2021-10-03 15:53

为保障档案馆纸质档案数字化工作的安全有序进行,特制定本规定:

第一条 加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理,完整、规范地记录管理流程。

第二条 纸质档案数字化工作全部在档案馆安排的专门加工场所进行。场所配备防火、防盗、视频监控等安全设施设备。

带三条 成立数字化加工项目组,在档案馆指定的时间和场所内进行纸质档案数字化工作。项目组成员不得携带相机、MP3、U盘、Ipad等带存储、照相、网络功能的电子设备进入工作场所,不得将档案资料带出工作场所或向外泄露档案信息。手机等通讯设备不得随身携带,应放入工作场所的指定位置。

第四条 加工场所的所有电脑只限内网使用,不得以任何形式接入互联网。因工作需要,需使用USB接口、光驱及相关存储设备的,必须征得业务副馆长的书面批准,并保证相关电脑及设备专人专用。

第五条 加工场所的存储设备需要移到场外的,必须征得馆长的书面批准。存储设备上的相关档案资料须在移走前被彻底清除,经业务副馆长核实后进行登记备案。

第六条 档案馆负责数字化工作负责人需要甄别需要进行数字化加工的纸质档案内容,并对项目组完成的档案数据进行文档挂接。

第七条 项目组负责向相关部门借用档案。借用纸质档案时,交接双方应仔细进行档案完整性检查。档案数字化时,须操作规范,防止损毁档案。档案使用完毕后须及时归还入库,确保档案安全。

第八条 档案条目处理、页面扫描、图像处理、文档生成等工作实行双人复核制。复核人发现的问题由被复核人更正;由于复核人疏忽,该发现的问题而未发现的,由复核人和被复核人共同承担责任。

第九条 未经馆领导批准,项目组外的其他人员不得进入数字化工作场所。

第十条 本规定自2020年5月10日起实施。

第十一条 本办法由学校档案馆负责解释。

 

Baidu
sogou